注册 登录  
 加关注
   显示下一条  |  关闭
温馨提示!由于新浪微博认证机制调整,您的新浪微博帐号绑定已过期,请重新绑定!立即重新绑定新浪微博》  |  关闭

王革平

爱是相伴相守一生一世,细看流水情长,共经风霜雨雪,同享春秋年华。

 
 
 

日志

 
 

组织内正式交流的主要特点  

2016-08-11 19:47:00|  分类: 漫长生活的印象 |  标签: |举报 |字号 订阅

  下载LOFTER 我的照片书  |
  组织内的沟通、交流(Communication)是成员分工、合作与协调过程中必须注意的部分,有效的交流使组织的运作通畅且高效。管理学中常用沟通这一概念,人际沟通是“把信息按可以理解的方式从一方传递给另一方,把一个组织中的成员联系在一起,以实现共同目标之方式”(芮明杰,1999);“沟通是指两个或两个以上的人或组织为达成共识而进行的信息分享”(加雷斯·琼斯,珍妮弗·乔治,2005);还有一种有关沟通的定义认为,沟通有两方面含义,“首先,沟通是指人与人之间的信息交换和意义的传达。其次,沟通也是人与人之间情感表达和交流的过程”(孙健敏,徐世勇,2006)。

组织内信息交流方式多种多样,有正式交流和非正式交流,有自上而下交流、自下而上交流及平行交流,也有单向交流和双向交流之分。组织内正式交流是根据组织宗旨、目标和原则等进行的信息传递和交流,包括会议、公文往来、任务的分派、意见反馈等,正式交流是组织运行必不可缺的部分,良好组织、管理的正式交流会增进组织效率,减少信息不对称造成的危害,使组织成员清楚自身的位置和任务,清楚组织的目标和达到目标的途径等,所以构建有效的正式交流是组织管理者的任务之一。有效的正式交流需具备以下几个主要特点:

首先是交流应专业、明确。组织可根据自身的性质、宗旨选择交流方式,如持续的面对面沟通,或者经常性的以互联网为媒介的沟通,不论是何种交流方式,交流内容应与组织发展方向相符合,信息发送者能充分掌握这种交流方式,能专业而有效地组织、传递交流的信息,接收者能准确了解所交流的内容。组织可以通过吸纳高素质人才来使组织更专业,也可通过多次沟通、联系使成员清楚交流的内容;

其次是交流应严密、系统,具有内在逻辑性。组织可采用公文、书面语言、会议等形式使交流是正式的,并得到成员的认可;交流的信息与组织发展目标具有一致性,各时期的交流信息或交流方式呈现出系统性、整体性,避免上、下级之间或不同部门之间出现信息传递的缺失、失误、隐瞒等情况,避免交流的信息是矛盾的、相互对立的,不论是交流内容,还是交流方式,都应符合逻辑,使组织成员易于理解和掌握;

第三是尽量使交流是充分、高效、快捷的。组织可以建立多种交流渠道,促进交流的顺利进行,如面对面交流、文件传递、电话联系、通过互联网的交流以及各种现代化、新型的交流方式。组织管理者应对正式交流进行一定的管理,如公布组织交流的各种渠道及相应要求,明确交流时各个环节的要点和注意事项,组织管理者也应注意交流过程中的公平、公开,使组织成员能及时得到适当、充分的信息,在组织中拥有正常发展所必需的资源;另一方面,组织内各级成员都要对交流的内容负责,虚假、不实、错误的信息会给组织带给负面影响或损害,传递这些信息的领导或成员应承担相应责任;

第四是在一定条件下交流是双向的,有信息反馈机制。相对于私人交流或非正式交流,组织内交流通常具有一定的稳定性,组织成员不会经常更替,信息传递到接收者那里后,可能被反馈给信息源,也可能继续向其他成员传递。组织管理者可以利用反馈的信息了解成员的情况,或者客户的情况。双向的正式交流说明信息发送者和接收者之间有协调、磋商的过程,这将使双方同时掌握充足的信息,发展中的组织通常既有单向交流,也有双向交流;

第五是交流情况可测、可评价。充分、适当的正式交流将使组织各级成员清楚自己应掌握的基本信息,以及和组织发展目标有关的必要信息,管理者可以观测到成员掌握信息的程度,因此清楚事项的进展情况;混乱的正式交流往往在不同层级成员中存在信息丢失、缺漏情况,成员对组织宗旨、原则等有关的信息不甚清楚,甚至不了解和自身发展有关的必要信息,管理者难以通过观察成员掌握的信息情况考察事项的进展。

组织管理者对正式交流提出严格要求并不意味着组织会因此变得僵化,组织变革受许多因素影响,仅仅因严格的正式交流就认定阻碍了组织变革,这种论断缺少意义。组织管理者需要注意的是区分正式交流和非正式交流的界限,有的组织是根据交流的形成方式来划分正式交流和非正式交流,如处理组织日常事务时进行的是正式交流,非正式交流是在有组织的活动中进行,如娱乐、休闲活动时组织成员进行的交流;有的组织根据交流的时间来区分正式交流和非正式交流,工作时间内的交流属正式交流,休息时间或下班后的交流属非正式交流,有组织的假期活动也属非正式交流;有的组织根据交流的场合区分正式交流和非正式交流,如工作场合内的交流均属正式交流,工作场合以外进行的交流属非正式交流,这种区分比较适合那些严格按工作时间上、下班的组织;还有的组织根据交流的方式区分正式交流和非正式交流,按照组织内确定的交流方式进行的交流属正式交流,其它自发进行的交流属非正式交流。所以对正式交流的严格要求不会形成组织成员的沉重负担,管理良好的组织既有严密、顺畅、高效的正式交流,也有相对轻松、自由的非正式交流,两者互相补充,共同形成组织的氛围;另外,完全没有非正式交流的组织在现实中很少见,应属于极端情况。

严密组织的正式交流与情感表达略有抵触,现代化的、远距离的交流很多都是没有情感表达的,即使是日常的、近距离的交流,也不需太多情感表达,参与正式交流的组织成员由于负有责任,需要将注意集中于所要表达的内容上,这时过多、过分的情感表达显得多余;相反,非正式交流中可能有较多的情感表达或带有较多的情绪。当然,一些需要情感表达的行业,即使是工作中也需表现各种情感,甚至要观察身体的变化,这是由行业特点决定的交流,属交流中的特别情况。组织成员与外部人员交流时,有时需要较多情感表达,如对客户要诚实、有礼,对消费者要热情、细致,这些情感表达通常也有界限,不易过分、过于夸张,以自然、真实和形成和谐氛围为主。

理论表述中的组织交流与现实通常有些距离,不能良好构造正式交流和非正式交流的组织也很常见,所以组织可能存在各种问题,组织的氛围未必是和睦、有序的。组织内良好的交流,包括交流的内容和方式,会帮助组织成员更好地合作、协调,使组织发展更顺畅,组织生存、发展的希望更有基础。

 

 

参考文献:

[1] 芮明杰 主编. 管理学. 上海人民出版社出版. 1999年9月第1版

[2] 加雷斯·琼斯, 珍妮弗·乔治 著. 郑风田, 赵淑芳 译. 当代管理学. 人民邮电出版社. 2005年4月第1版

[3] 孙健敏, 徐世勇 编著. 管理沟通. 清华大学出版社. 2006年5月第1版

 

 

  评论这张
 
阅读(11)| 评论(0)
推荐 转载

历史上的今天

在LOFTER的更多文章

评论

<#--最新日志,群博日志--> <#--推荐日志--> <#--引用记录--> <#--博主推荐--> <#--随机阅读--> <#--首页推荐--> <#--历史上的今天--> <#--被推荐日志--> <#--上一篇,下一篇--> <#-- 热度 --> <#-- 网易新闻广告 --> <#--右边模块结构--> <#--评论模块结构--> <#--引用模块结构--> <#--博主发起的投票-->
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

页脚

网易公司版权所有 ©1997-2017